Saviez-vous que chez Ideas on Stage, nous avons UN bureau ? Lorsque je dis un bureau, c’est à prendre au sens littéral : nous avons 1 table et 1 chaise que nous louons dans un espace de co-working. Le reste du temps, nous travaillons à distance ou directement chez notre client. Nous sommes répartis un peu partout en Europe, en France, en Espagne, en Allemagne ou ailleurs.

L’idée de créer une entreprise où tout le monde travaille dans un lieu différent était encore inimaginable il y a quelques années, car il manquait un élément essentiel : les outils. Mais aujourd’hui internet donne la possibilité de collaborer à distance simplement et efficacement. Avoir un site web et l’email est le minimum, mais chez Ideas on Stage nous avons adopté d’autres outils qui nous facilitent la vie au quotidien. Je peux citer principalement :

  • FileMaker Pro nous force à respecter « LE » Processus. Ce processus permet d’attribuer un numéro unique à chaque projet, et chaque projet suit une série d’étapes identiques depuis l’identification de l’opportunité commerciale jusqu’à sa fermeture (nous considérons un projet terminé lorsque l’argent est arrivé sur notre compte).
  • Dropbox nous sert de serveur de fichiers. À l’image de notre équipe, nous n’avons pas d’infrastructure informatique centralisée. À quoi bon ? Dropbox fonctionne mieux que n’importe quel autre système.
  • Slack est notre machine à café virtuelle. Grâce à Slack, nous avons pu fortement réduire le volume d’emails inutiles.
  • Zapier est la moutarde qui fait prendre la mayonnaise, l’élément qui lie les autres ensemble pour les automatiser. Par exemple, Zapier nous permet de poster un message directement dans Slack lorsqu’une nouvelle demande d’information arrive via le site web, ou plus fort encore, de poster chaque mercredi sur Slack la liste des factures en retard dans FileMaker Pro (avec un peu de scripting dans FileMaker).

Si vous êtes intéressés par le travail à distance, je vous conseille de lire ce guide (en anglais), disponible sur Zapier.com : The ultimate guide to remote work.

Je n’avais pas ce guide lorsque j’ai mis en place les outils de la société, mail il m’aurait certainement permis de gagner du temps. Ne pas avoir de bureaux physiques n’est que la partie visible de l’iceberg. Pour être efficace, le travail à distance doit être pensé totalement différemment du travail classique.