De retour sur Omnifocus

Avant 2008, préhistoire de GTD, j’ai utilisé un outil dont j’ai oublié le nom. Il était loin d’être parfait, mais finalement il avait déjà tous les ingrédients principaux dont les projets et les contextes.

En 2008 je bascule sur Omnifocus qui vient de sortir. Puissant, flexible et scriptable il me permet de faire tout ce que je veux, même s’il est vraiment moche et parfois pénible à utiliser.
 
2010, je décide d’abandonner Omnifocus pour gérer tous mes projets et toutes mes tâches dans Curio, une application dont l’objectif premier n’est pas GTD, mais qui me permet de rassembler tous les éléments d’un projet à un seul endroit : documents, brainstorm, mind maps, tâches, etc. J’utilise ce système avec succès pendant 5 ans.
 
Juin 2015 : le retour vers Omnifocus 2. La nouvelle version est un peu moins orientée “Power User”, et se veut plus accessible. Cela reste néanmoins l’outil GTD le plus puissant disponible aujourd’hui. La raison de mon retour ? J’ai décidé d’utiliser un iPad lorsque je n’ai pas besoin d’un ordinateur lors de mes déplacements. Omnifocus est disponible sur Mac, iPad et iPhone, alors que Curio n’est malheureusement disponible que sur Mac.
 
De plus Omnifocus résoud mon problème principal : comment être sûr de ne pas oublier de copier les documents dont j’ai besoin sur l’iPad ? Rien de plus énervant que de se rendre compte qu’on n’a pas de connexion internet et que le document dont on a besoin est resté sur le l’ordinateur. Heureusement la synchronisation d’Omnifocus 2 résoud ce problème ; je crée une tâche sur mon Mac, contexte @iPad, et j’y joint le document à traiter. Une synchro plus tard, le document est disponible sur mon iPad ! Je pourrai le consulter dans le train, même si je n’ai pas de connexion internet.
 
Évidemment, les limitations de l’iPad m’énervent. Mais c’est une autre histoire.

Le guide du travail à distance sur zapier.com

Saviez-vous que chez Ideas on Stage, nous avons UN bureau ? Lorsque je dis un bureau, c’est à prendre au sens littéral : nous avons 1 table et 1 chaise que nous louons dans un espace de co-working. Le reste du temps, nous travaillons à distance ou directement chez notre client. Nous sommes répartis un peu partout en Europe, en France, en Espagne, en Allemagne ou ailleurs.

L’idée de créer une entreprise où tout le monde travaille dans un lieu différent était encore inimaginable il y a quelques années, car il manquait un élément essentiel : les outils. Mais aujourd’hui internet donne la possibilité de collaborer à distance simplement et efficacement. Avoir un site web et l’email est le minimum, mais chez Ideas on Stage nous avons adopté d’autres outils qui nous facilitent la vie au quotidien. Je peux citer principalement :

  • FileMaker Pro nous force à respecter « LE » Processus. Ce processus permet d’attribuer un numéro unique à chaque projet, et chaque projet suit une série d’étapes identiques depuis l’identification de l’opportunité commerciale jusqu’à sa fermeture (nous considérons un projet terminé lorsque l’argent est arrivé sur notre compte).
  • Dropbox nous sert de serveur de fichiers. À l’image de notre équipe, nous n’avons pas d’infrastructure informatique centralisée. À quoi bon ? Dropbox fonctionne mieux que n’importe quel autre système.
  • Slack est notre machine à café virtuelle. Grâce à Slack, nous avons pu fortement réduire le volume d’emails inutiles.
  • Zapier est la moutarde qui fait prendre la mayonnaise, l’élément qui lie les autres ensemble pour les automatiser. Par exemple, Zapier nous permet de poster un message directement dans Slack lorsqu’une nouvelle demande d’information arrive via le site web, ou plus fort encore, de poster chaque mercredi sur Slack la liste des factures en retard dans FileMaker Pro (avec un peu de scripting dans FileMaker).

Si vous êtes intéressés par le travail à distance, je vous conseille de lire ce guide (en anglais), disponible sur Zapier.com : The ultimate guide to remote work.

Je n’avais pas ce guide lorsque j’ai mis en place les outils de la société, mail il m’aurait certainement permis de gagner du temps. Ne pas avoir de bureaux physiques n’est que la partie visible de l’iceberg. Pour être efficace, le travail à distance doit être pensé totalement différemment du travail classique.

Les trucmuches dont on ne se sert jamais

Qui ne s’est jamais dit « si j’achète ce trucmuche, ça va me permettre de faire du sport | dessiner | faire la cuisine | etc. » ? Un mois plus tard, et un déballage fébrile après, le trucmuche prend la poussière et encombre le fond d’un placard pour ne plus jamais revoir la lumière du jour.

Le problème ? Le marketing passe son temps à me « survendre » les bénéfices du trucmuche, me donnant l’impression qu’il va changer ma vie, la rendre meilleure sans devoir faire d’effort. Mais une fois le précieux trucmuche acheté, la réalité me revient en plein dans la tronche comme une facture Apple : ce n’est pas parce que je n’avais pas le super trucmuche que je ne faisais pas de sport / cuisine / … C’était tout simplement parce que je n’en avais pas le temps, l’énergie, et surtout la motivation.

Alors, comment savoir si le trucmuche que je veux acheter sera un énième gadget qui prendra la poussière, ou au contraire sera le Graal qui changera ma vie ? Heureusement, j’ai plusieurs tactiques pour le savoir.

La première méthode, et à mon avis la plus efficace, consiste à me forcer à pratiquer au moins 21 jours ce que je veux faire, mais sans le trucmuche. Aller courir 21 jours avant d’acheter la super-montre qui calcule le rythme cardiaque, la distance et tweete ma performance en direct. Faire 21 recettes sans robot cuisine super magique. Faire 21 dessins avant d’acheter une tablette graphique. Si après les 21 jours j’ai encore envie de pratiquer, alors le trucmuche me sera peut-être utile.

La deuxième méthode consiste à quantifier le bénéfice réel non pas par rapport à une activité que je ne pratique pas, mais par rapport à une activité que je pratique déjà. Si je vois une pub pour le bracelet qui suit l’activité physique, je m’imagine inconsciemment un bénéfice énorme, celui de passer de l’état de pro du canapé à celui de sportif accompli, et ce sans effort ; trop trop génial. Mais ce bénéfice est une pure illusion marketing. La réalité est que je vais passer de l’état de pro du canapé à pro du canapé avec un bracelet qui suit l’activité physique, possède quelques centaines d’Euros de moins en poche et culpabilise encore plus de ne pas faire de sport. Au lieu de cela, je m’imagine en tant que sportif déjà actif, et j’évalue le bénéfice apporté par le bracelet de suivi de l’activité. Et là, je me rends compte que le bénéfice est pratiquement inexistant, car si je fais déjà du sport le bracelet ne sert à (presque) rien ! Et hop, un trucmuche inutile évité.

La troisième méthode est de ne jamais acheter tout de suite le trucmuche, mais d’attendre au moins un mois. Si après un mois je n’ai pas réellement un manque sans le trucmuche, alors je ne l’achète pas.

Enfin j’évalue les inconvénients du trucmuche, surtout en termes de temps perdu. Par exemple, je me suis longtemps acharné à vouloir utiliser les solutions de synchronisation des données entre smartphone et ordinateur. Puis un jour je me suis rendu compte qu’au final cela me faisait simplement perdre du temps à résoudre des petits problèmes techniques, même insignifiants. Depuis je ne synchronise plus que le strict minimum, à savoir mon calendrier et mes contacts.

Dans notre monde d’abondance, l’objectif du marketing est de nous faire croire que l’on peut résoudre tous nos problèmes en achetant des trucmuches, alors que c’est souvent l’inverse : non seulement le trucmuche s’avère peu utile, mais en plus il nous fait perdre de la place, de l’argent, de l’énergie et du temps, exactement l’inverse de l’objectif recherché !