Savoir oublier GTD pour être plus productif [La minute GTD]

Cela fait maintenant plusieurs années que j’utilise la méthode GTD pour m’organiser. Je l’ai découverte par hasard en 2006, au détour d’un petit article sur un blog.

Cependant au fil du temps j’ai découvert que cette méthode a un défaut : elle donne l’impression d’avoir toujours quelque chose à faire, à n’importe quel moment de la journée. Cela peut s’avérer fatiguant à la longue, et même paradoxalement avoir un effet négatif sur la productivité (ça donne l’impression que même si j’arrive à réaliser 10 tâches importantes, il en restera encore 9990 alors à quoi bon s’exciter).

Pour pallier à ce sentiment de pression permanente j’ai trouvé différentes astuces, en voici quelques unes.

Créer un contexte « rien », dans lequel on décide sciemment de ne rien faire. Il faut apprendre à accepter que ne rien faire est parfois la meilleure chose à faire, en particulier dans les métiers qui demandent de la créativité.

Prévoir des moments dans la journée où vous pouvez « éteindre » votre système GTD. Ainsi personnellement je réserve GTD à la plage horaire 7h – 19h. Je démarre la journée en « ouvrant » mon système GTD et j’essaie, si possible, de le refermer avant 19h.

Se fixer une ou deux tâches à réaliser en début de journée. Une fois ces deux tâches réalisées, vous avez rempli votre contrat avec vous-même. Tout le reste est du « bonus ».

Utiliser un outil pas trop « sexy » : cela peut paraître paradoxal, mais si l’outil GTD est trop attractif, on finit par passer beaucoup plus de temps que nécessaire à le configurer, le peaufiner, à adapter ses contextes, etc.

Comment ressentez-vous GTD ? Pensez-vous que ce système puisse à la longue devenir stressant, voire nous pousser à remettre à demain ce que nous pouvons faire tout de suite ?

Le guide ultime du TEDx Speaker

Sur le site d’IdeasonStage, je viens de publier le guide ultime du TEDx Speaker, pour aider les intervenants à se préparer. Ce guide couvre tous les sujets : la logistique, l’histoire, les visuels, même la façon de s’habiller le jour T ! Le guide peut être librement utilisé par tout événement TEDx.

Si ça vous intéresse, c’est par ici ! Le guide ultime du TEDx Speaker.

Il y a désormais un formateur officiel à GTD en France

C’est une des questions que je reçois le plus souvent : où peut-on suivre une formation officielle GTD en France ? Ma réponse, jusqu’à aujourd’hui, était « nulle part »…

Mais depuis peu Romain Bisseret, de la société In Excelsis, vient de se lancer dans l’aventure, et est désormais « GTD Certified Trainer & Executive Coach ». C’est bien réel, puisqu’il est listé parmi les Global Partners de GTD sur le site officiel.

Je n’ai pas suivi sa formation, et je ne suis pas affilié à In Excelsis. Je publie ceci juste pour information.

Vous pouvez en savoir plus en allant sur le site officiel de In Excelsis.

Mise à jour du 12/09/2014 : Romain Bisseret m’a fait parvenir le message ci-dessous :

« J’en profite pour préciser au passage que les formations certifiées sont très calibrées, ce sont toutes les mêmes quel que soit le pays ; David Allen souhaite qu’il y ait une cohérence pédagogique au niveau mondial, donc ce qui se fait chez nous maintenant, c’est la même chose qu’aux US ou à Bahrein, par exemple. Le processus de certification, outre estimer la capacité du trainer en GTD, sert beaucoup aussi à s’assurer que le trainer délivrera la formation selon les canons imposés. »

Une chose à la fois pour ne pas succomber à la charge de travail [La minute GTD]

Une critique qui revient régulièrement sur la méthodologie GTD est le fait de se retrouver rapidement avec des listes d’action à rallonge impossibles à réaliser. Personnellement j’utilise trois moyens pour éviter cela :

  • Une chose à la fois : c’est le principe de la « next action » : on choisit l’action que l’on préfère faire en fonction du contexte, de l’énergie et du temps disponible. Une fois cette action identifiée, on se focalise uniquement sur celle-ci, sans se soucier des autres actions en attente.
  • Choisir les deux actions du jour : ce sont ces deux actions qui seront réalisées en priorité. Une fois ces deux actions réalisées, toutes les autres deviennent un « bonus » pour la journée.
  • Fixer une date de début dans le futur : c’est particulièrement facile à faire avec des systèmes comme Omnifocus : une fois que l’action démarre dans le futur elle n’est plus affichée jusqu’à ce que la date de début soit atteinte. Finalement, il vaut mieux reporter certaines choses plutôt que de succomber sous la charge de travail non ?

Et vous ? Vous sentez-vous parfois débordé par le nombre de tâches en attente dans vos listes ? Si oui vous sentez-vous complètement bloqué ou avez-vous un truc pour pour gérer cette situation ?

Transformer un cahier Moleskine en outil GTD

Note : c’est un vieux billet que je repose à la demande d’un internaute qui souhaitait en savoir un peu plus sur la façon dont j’avais adapté la méthodologie GTD pour un carnet Moleskine. Malheureusement j’ai perdu les photos que j’avais prises à l’époque ; j’essaierai d’en reprendre des nouvelles lorsque j’aurai un peu de temps.

Cette semaine, nous nous attaquons à un outil allégé à 0% en matières technologiques grasses. C’est également le moins cher, celui qui tombe le moins souvent en panne et qui est le plus écologique. Et puis franchement, ça a nettement plus la classe qu’un bête iPhone. Cet outil magique, c’est un bon vieux cahier en papier agrémenté d’intercalaires Post-It.

Les ingrédients de la recette sont simples :

  • Un cahier Moleskine, de préférence de taille moyenne et ligné
  • Des tabs Post-It
  • Un crayon ou un bic (je préfère personnellement le crayon)

Un petit aparté pour découvrir le cahier Moleskine

Les carnets Moleskine sont devenus à la mode grâce à une astuce marketing : l’histoire de l’écrivain Bruce Chatwin qui ne pouvait plus se procurer ses petits cahiers préférés parce que le fabricant avait cessé de les fabriquer. Heureusement, la marque Moleskine était là pour reprendre le flambeau et fournir aux créatifs en herbe le même type de carnets que ceux utilisés par Picasso et Ernest Hemingway. Bon, il faut savoir que c’est du pur blabla marketing puisque la marque n’existait pas encore à l’époque des artistes mentionnés.

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Néanmoins les cahiers fabriqués sont certes un peu chers mais offrent des petits détails qui font la différence ; le papier est de très bonne qualité et un marque page est inclus avec chaque cahier. Les dernières pages sont en général détachables. Et il y a une petite pochette à soufflet très pratique à l’intérieur de la couverture arrière. C’est d’ailleurs là que je cache mon pass Navigo, ce qui m’évite de devoir sortir mon portefeuille à chaque entrée dans le métro.

Quelques exemples des cahiers que j’utilise : trois cahiers petit format, un à aquarelle, un de pages blanches et un pour storyboard (celui qui est ouvert), et un cahier ligné moyen format. Il existe des dizaines de modèles, visibles sur le site du fabricant. Pour cet article j’ai utilisé le cahier ligné moyen format (environ 20 x 13 cm).

Relooking extrême

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En soi, le carnet est bien foutu, mais il ne convient pas particulièrement à la méthodologie GTD. Pour le transformer en machine de productivité personnelle, nous devons pratiquer une greffe d’intercalaires Post-It.

Ce n’est pas particulièrement compliqué. Nous allons utiliser une série de tags pour les zones GTD standard : Inbox, Peut-être un jour et Référence. Ensuite nous prévoyons une deuxième série pour les projets et enfin une série pour les contextes.

Normalement, après la greffe notre cahier GTD ressemble à ça (on ne voit pas les onglets des projets et des contextes car ils sont derrière les onglets de la première rangée).

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Comment l’utiliser ?

Dans la zone Inbox, vous allez pouvoir noter en une fraction de seconde tout ce qui vous passe par la tête pour ne rien oublier. Déjà, c’est beaucoup plus rapide que sur un ordinateur.

La zone référence va vous servir pour noter des informations utiles que vous souhaitez garder pour plus tard : un numéro de téléphone, l’horaire de trains, etc.

Enfin, dans la zone Peut-être un jour, vous allez noter les idées ou les tâches qui vous passe par la tête mais que vous ne souhaitez pas réaliser à court terme.

Organiser par projets

Dans cette section, l’objectif est d’identifier de la manière la plus exhaustive possible les tâches à effectuer pour chaque projet défini. Il vaut mieux avoir un projet « Divers » pour caser toutes les tâches qui ne sont liées à aucun vrai projet (pour rappel, dans la méthodologie GTD un projet est un but qui demande plus d’une tâche pour être atteint).

Faire par contexte

Une fois les tâches identifiées de manière exhaustive pour chaque projet, il faut leur affecter un contexte. La méthode la plus simple est de passer en revue les projets chaque soir de la manière suivante :

  • Barrer les tâches qui ont réellement pu être effectuées durant la journée.
  • Identifier, pour chaque projet, les tâches qu’on souhaite faire le lendemain et leur affecter un contexte. Le plus simple est de noter, dans le projet, pour chaque tâche, le contexte affecté.
  • Reporter ces tâches dans l’onglet contexte correspondant.

L’image ci-dessous montre un exemple de projet : il contient des tâches auxquelles on a affecté un contexte (on le voit parce que elles sont suivies de @maison, @ordi, …) et des tâches qui n’ont pas encore été reportée dans un contexte. Les tâches réalisées sont simplement barrées.

Le lendemain, il suffira de regarder la liste de tâches à effectuer en fonction du contexte dans lequel on se trouve, puis de répéter la routine de revue des projets en fin de journée.

Ce processus demande un peu plus de travail qu’une solution électronique, mais a le grand avantage d’être très très simple à mettre en oeuvre. De plus, il respecte de manière stricte deux autres principes clés de GTD :

  • Il vous force à effectuer une revue régulière de vos projets.
  • Il permet de se focaliser uniquement sur les actions à réaliser immédiatement, ce que David Allen appelle les « Next Actions ».

Conclusions

Il est donc bien possible, pour moins de 20 Euros, d’avoir un système 100% GTD, simple et surtout qui ne tombe jamais en panne. Chaque cahier Moleskine contient même une zone pour mettre son adresse en cas de perte du carnet.

Cette solution conviendra bien aux personnes qui veulent un système solide et fiable. Le plus fort, c’est qu’après avoir écrit cet article, j’ai envie d’utiliser l’outil GTD Moleskine !

Evidemment, le papier ne permet pas de faire certaines choses que permet une solution électronique : pas de système de rappel automatique d’échéance des tâches, pas de nettoyage des anciennes tâches et lorsqu’on arrive au bout des pages blanches il faut reporter ses projets dans un nouveau cahier. Cela n’arrive heureusement pas très souvent.