Le guide du travail à distance sur zapier.com

Saviez-vous que chez Ideas on Stage, nous avons UN bureau ? Lorsque je dis un bureau, c’est à prendre au sens littéral : nous avons 1 table et 1 chaise que nous louons dans un espace de co-working. Le reste du temps, nous travaillons à distance ou directement chez notre client. Nous sommes répartis un peu partout en Europe, en France, en Espagne, en Allemagne ou ailleurs.

L’idée de créer une entreprise où tout le monde travaille dans un lieu différent était encore inimaginable il y a quelques années, car il manquait un élément essentiel : les outils. Mais aujourd’hui internet donne la possibilité de collaborer à distance simplement et efficacement. Avoir un site web et l’email est le minimum, mais chez Ideas on Stage nous avons adopté d’autres outils qui nous facilitent la vie au quotidien. Je peux citer principalement :

  • FileMaker Pro nous force à respecter « LE » Processus. Ce processus permet d’attribuer un numéro unique à chaque projet, et chaque projet suit une série d’étapes identiques depuis l’identification de l’opportunité commerciale jusqu’à sa fermeture (nous considérons un projet terminé lorsque l’argent est arrivé sur notre compte).
  • Dropbox nous sert de serveur de fichiers. À l’image de notre équipe, nous n’avons pas d’infrastructure informatique centralisée. À quoi bon ? Dropbox fonctionne mieux que n’importe quel autre système.
  • Slack est notre machine à café virtuelle. Grâce à Slack, nous avons pu fortement réduire le volume d’emails inutiles.
  • Zapier est la moutarde qui fait prendre la mayonnaise, l’élément qui lie les autres ensemble pour les automatiser. Par exemple, Zapier nous permet de poster un message directement dans Slack lorsqu’une nouvelle demande d’information arrive via le site web, ou plus fort encore, de poster chaque mercredi sur Slack la liste des factures en retard dans FileMaker Pro (avec un peu de scripting dans FileMaker).

Si vous êtes intéressés par le travail à distance, je vous conseille de lire ce guide (en anglais), disponible sur Zapier.com : The ultimate guide to remote work.

Je n’avais pas ce guide lorsque j’ai mis en place les outils de la société, mail il m’aurait certainement permis de gagner du temps. Ne pas avoir de bureaux physiques n’est que la partie visible de l’iceberg. Pour être efficace, le travail à distance doit être pensé totalement différemment du travail classique.

Les trucmuches dont on ne se sert jamais

Qui ne s’est jamais dit « si j’achète ce trucmuche, ça va me permettre de faire du sport | dessiner | faire la cuisine | etc. » ? Un mois plus tard, et un déballage fébrile après, le trucmuche prend la poussière et encombre le fond d’un placard pour ne plus jamais revoir la lumière du jour.

Le problème ? Le marketing passe son temps à me « survendre » les bénéfices du trucmuche, me donnant l’impression qu’il va changer ma vie, la rendre meilleure sans devoir faire d’effort. Mais une fois le précieux trucmuche acheté, la réalité me revient en plein dans la tronche comme une facture Apple : ce n’est pas parce que je n’avais pas le super trucmuche que je ne faisais pas de sport / cuisine / … C’était tout simplement parce que je n’en avais pas le temps, l’énergie, et surtout la motivation.

Alors, comment savoir si le trucmuche que je veux acheter sera un énième gadget qui prendra la poussière, ou au contraire sera le Graal qui changera ma vie ? Heureusement, j’ai plusieurs tactiques pour le savoir.

La première méthode, et à mon avis la plus efficace, consiste à me forcer à pratiquer au moins 21 jours ce que je veux faire, mais sans le trucmuche. Aller courir 21 jours avant d’acheter la super-montre qui calcule le rythme cardiaque, la distance et tweete ma performance en direct. Faire 21 recettes sans robot cuisine super magique. Faire 21 dessins avant d’acheter une tablette graphique. Si après les 21 jours j’ai encore envie de pratiquer, alors le trucmuche me sera peut-être utile.

La deuxième méthode consiste à quantifier le bénéfice réel non pas par rapport à une activité que je ne pratique pas, mais par rapport à une activité que je pratique déjà. Si je vois une pub pour le bracelet qui suit l’activité physique, je m’imagine inconsciemment un bénéfice énorme, celui de passer de l’état de pro du canapé à celui de sportif accompli, et ce sans effort ; trop trop génial. Mais ce bénéfice est une pure illusion marketing. La réalité est que je vais passer de l’état de pro du canapé à pro du canapé avec un bracelet qui suit l’activité physique, possède quelques centaines d’Euros de moins en poche et culpabilise encore plus de ne pas faire de sport. Au lieu de cela, je m’imagine en tant que sportif déjà actif, et j’évalue le bénéfice apporté par le bracelet de suivi de l’activité. Et là, je me rends compte que le bénéfice est pratiquement inexistant, car si je fais déjà du sport le bracelet ne sert à (presque) rien ! Et hop, un trucmuche inutile évité.

La troisième méthode est de ne jamais acheter tout de suite le trucmuche, mais d’attendre au moins un mois. Si après un mois je n’ai pas réellement un manque sans le trucmuche, alors je ne l’achète pas.

Enfin j’évalue les inconvénients du trucmuche, surtout en termes de temps perdu. Par exemple, je me suis longtemps acharné à vouloir utiliser les solutions de synchronisation des données entre smartphone et ordinateur. Puis un jour je me suis rendu compte qu’au final cela me faisait simplement perdre du temps à résoudre des petits problèmes techniques, même insignifiants. Depuis je ne synchronise plus que le strict minimum, à savoir mon calendrier et mes contacts.

Dans notre monde d’abondance, l’objectif du marketing est de nous faire croire que l’on peut résoudre tous nos problèmes en achetant des trucmuches, alors que c’est souvent l’inverse : non seulement le trucmuche s’avère peu utile, mais en plus il nous fait perdre de la place, de l’argent, de l’énergie et du temps, exactement l’inverse de l’objectif recherché !

Savoir oublier GTD pour être plus productif [La minute GTD]

Cela fait maintenant plusieurs années que j’utilise la méthode GTD pour m’organiser. Je l’ai découverte par hasard en 2006, au détour d’un petit article sur un blog.

Cependant au fil du temps j’ai découvert que cette méthode a un défaut : elle donne l’impression d’avoir toujours quelque chose à faire, à n’importe quel moment de la journée. Cela peut s’avérer fatiguant à la longue, et même paradoxalement avoir un effet négatif sur la productivité (ça donne l’impression que même si j’arrive à réaliser 10 tâches importantes, il en restera encore 9990 alors à quoi bon s’exciter).

Pour pallier à ce sentiment de pression permanente j’ai trouvé différentes astuces, en voici quelques unes.

Créer un contexte « rien », dans lequel on décide sciemment de ne rien faire. Il faut apprendre à accepter que ne rien faire est parfois la meilleure chose à faire, en particulier dans les métiers qui demandent de la créativité.

Prévoir des moments dans la journée où vous pouvez « éteindre » votre système GTD. Ainsi personnellement je réserve GTD à la plage horaire 7h – 19h. Je démarre la journée en « ouvrant » mon système GTD et j’essaie, si possible, de le refermer avant 19h.

Se fixer une ou deux tâches à réaliser en début de journée. Une fois ces deux tâches réalisées, vous avez rempli votre contrat avec vous-même. Tout le reste est du « bonus ».

Utiliser un outil pas trop « sexy » : cela peut paraître paradoxal, mais si l’outil GTD est trop attractif, on finit par passer beaucoup plus de temps que nécessaire à le configurer, le peaufiner, à adapter ses contextes, etc.

Comment ressentez-vous GTD ? Pensez-vous que ce système puisse à la longue devenir stressant, voire nous pousser à remettre à demain ce que nous pouvons faire tout de suite ?

 

Le guide ultime du TEDx Speaker

Sur le site d’IdeasonStage, je viens de publier le guide ultime du TEDx Speaker, pour aider les intervenants à se préparer. Ce guide couvre tous les sujets : la logistique, l’histoire, les visuels, même la façon de s’habiller le jour T ! Le guide peut être librement utilisé par tout événement TEDx.

Si ça vous intéresse, c’est par ici ! Le guide ultime du TEDx Speaker.