Depuis toujours pour sortir du mode présentateur de PowerPoint, aussi bien sur Mac que sur PC, on utilisait la touche « Esc ». À priori Microsoft a dû penser que c’était trop simple, et en tout cas chez moi ça ne fonctionne plus dans toutes les présentations ! Incrédule j’ai d’abord cru que la touche esc de mon clavier avait un problème, mais non. Après quelques recherches il s’avère que pour quitter le mode présentateur il me faut désormais appuyer sur la touche « - » (signe moins).

Ce choix ergonomique est complètement con. S’il vous plaît Microsoft, remettez la touche « Esc » pour quitter un diaporama.

J’expliquais dans ce billet de blog pourquoi il faut toujours proposer trois créneaux lorsqu’on demande un rendez-vous. Cela évite de nombreux allers-retours d’email inutiles. Cependant depuis j’ai trouvé un système encore meilleur : youcanbook.me

YouCanBookMe est une solution de réservation de rendez-vous en ligne. Plutôt que de donner trois dates, j’ai prédéfini les créneaux disponibles. Mon correspondant ayant plus de choix, il peut choisir le créneau qui lui convient le mieux. Cette solution est gratuite pour les fonctionnalités de base, qui je pense suffiront à la plupart des utilisateurs. La version payante offre une fonctionnalité très utile : la possibilité d’envoyer des emails et des SMS de rappel automatiques avant les rendez-vous, ce qui réduit fortement les risques d’« oublis ».

Mon cas d’utilisation est un peu particulier. Je combine principalement des rendez-vous à distance, via Skype ou téléphone, des réunions sur Lille et d’autres sur Paris. Évidemment je ne peux pas me téléporter instantanément d’un rendez-vous à Paris à un autre à Lille. Les jours et les créneaux de disponibilité ne sont donc pas les mêmes pour ces trois types de rendez-vous. J’ai donc créé trois profils de réservation :

  • Un pour les rendez-vous à distance
  • Un pour les rendez-vous de coaching sur Paris
  • Un pour les rendez-vous de coaching sur Lille

Depuis que j’utilise ce système l’organisation de mes sessions de coaching s’est fortement simplifiée. Plus besoin de lutter avec les conflits d’agenda des uns et des autres ou d’échanger des dizaines d’emails juste pour fixer les rendez-vous. Tout se passe en ligne en quelques clics et tout le monde est gagnant.

Pour que tout soit parfait, j’ai dû résoudre un problème lié au fait que j’utilise plusieurs calendriers : un calendrier « travel » pour noter tous mes rendez-vous où je suis en déplacement, et un calendrier « home_office » pour tous les rendez-vous téléphoniques ou Skype, plus deux ou trois autres calendriers pour les événements familiaux et autres. Le problème, c’est que si je note un événement dans mon agenda dans un autre calendrier que celui connecté à YouCanBookMe, le créneau va rester affiché comme disponible, et je risque donc d’avoir une double réservation sur ce créneau.

La première solution consiste à demander à YouCanBookMe de vérifier mes disponibilités face à plusieurs calendriers. Le problème, c’est que chaque calendrier utilisé augmente le coût de l’abonnement mensuel, et je ne souhaite pas payer plus pour le service que je trouve utile, mais certainement pas plus utile qu’Office 365 par exemple. Heureusement il y a AppleScript. J’ai créé un script AppleScript qui tourne à intervalle régulier et qui copie les rendez-vous des autres calendriers dans le calendrier réservé à YouCanBookMe. Ce script fonctionne malgré le nombre assez hallucinant de bugs qu’Apple a laissé dans l’implémentation d’AppleScript de Calendar (Calendrier), et qui imposent parfois d’utiliser des solutions de contournement assez bizarres. Mais le principal c’est que grâce à ce script chaque rendez-vous que je note dans mon calendrier « home_office » par exemple est automatiquement marqué comme étant occupé dans le calendrier « youcanbookme ».

Le deuxième problème que j’ai dû résoudre, c’est que l’affichage du calendrier youcanbookme est peu lisible dans Calendar, puisque s’y mêlent les faux rendez-vous qui servent à déclarer une plage horaire comme disponible, les vrais rendez-vous et les rendez-vous des autres calendriers reportés automatiquement par le script mentionné ci-dessus. J’ai donc modifié le script pour que les rendez-vous pris dans le calendrier youcanbookme soient automatiquement reportés dans un de mes autres calendriers : home_office pour les rendez-vous par téléphone, travel pour les rendez-vous sur Lille ou Paris. Du coup je peux cacher le calendrier youcanbookme dans Calendar pour qu’il ne pollue pas la vue d’ensemble.

Je n’ai aucun doute que mon cas d’utilisation est particulier, que pour 80 % des utilisateurs la solution gratuite de youcanbookme est suffisante, et que pour 19 % des utilisateurs restants la solution payante normale est suffisante. Pour le 1 % restant, c’est l’occasion de montrer à quel point AppleScript peut s’avérer utile pour les cas d’usage plus compliqués, et je ne peux que regretter la négligence d’Apple dont les apps comportent de très nombreux bugs liés à AppleScript.

Dans la méthodologie d’organisation personnelle GTD, on crée des projets et on saute de l’un à l’autre en fonction du contexte. Mais changer trop souvent de projet (et de contexte !) est contre-productif. Voici pourquoi.

Avec GTD alias Getting Things Done on travaille par contexte : par exemple, pour écrire cet article je suis dans le contexte @mac, car je le fais depuis mon ordinateur. C’est tout bête, mais cela évite de penser à des tâches que l’on ne peut pas faire maintenant, comme acheter des cartouches d’encre pour cette c*** d’imprimante. Cette tâche est dans le contexte @courses avec d’autres comme acheter du papier et sera traitée lorsque j’irai faire les courses. J’essaie de ne pas changer de contexte trop souvent, en général une ou deux fois par jour maximum, car changer de contexte implique souvent une perte de productivité temporaire pendant la transition.

Cependant j’ai pu constater une chose : même si je reste dans un seul contexte, par exemple @mac, changer trop souvent de projet nuit à la productivité. Prenons par exemple le site web de mon entreprise, Ideas on Stage. Je ne m’en occupe pas souvent. À vrai dire, je ne m’en occupe qu’une fois par an, souvent pendant les vacances de Noël (ne me demandez pas pourquoi, c’est toujours à ce moment-là que j’ai envie de m’en occuper). Le premier jour il me faut pas mal de temps pour me souvenir de comment tout fonctionne et de ce que j’ai fait il y a un an. Ce n’est qu’après quelques heures de tâtonnements que je commence à obtenir des résultats. Le deuxième jour, ça va déjà mieux. Le démarrage est beaucoup plus rapide, et même si je passe un peu de temps à retrouver la solution à des problèmes que j’avais déjà résolus, je suis bien plus productif que la première journée. À partir de la troisième journée, cela devient presque instinctif. Après cinq jours je me mets devant l’ordinateur et je suis immédiatement productif. J’ai retrouvé tous mes réflexes. Le point important c’est que pendant ces cinq jours j’ai dédié pratiquement toute mon attention à un seul projet, le site web. C’est grâce à cela que j’ai pu redevenir aussi productif. Si j’avais été constamment interrompu par d’autres projets, je n’aurais pas pu me focaliser suffisamment sur le site, et je ne serais jamais revenu à un niveau de productivité satisfaisant.

Productivite Sans Interruptions

À l’inverse, voici ce qui m’arrive lorsque j’essaie de travailler sur un projet qui requiert toute mon attention, mais que je suis interrompu fréquemment :

Productivite Avec Interruptions

Non seulement chaque interruption me fait perdre du temps, mais à chaque fois mon niveau de productivité redescend avant de pouvoir remonter. Et il se produit un effet pernicieux, car presque invisible : ma productivité réelle plafonne bien plus bas que le niveau de productivité potentielle dont je suis capable, mais je ne m’en aperçois pas. Car pour m’en rendre compte, il faudrait déjà que j’aie pu atteindre ce niveau de productivité potentielle au moins une fois. En changeant de projet (et de contexte) trop souvent, je ne vais faire qu’amplifier ce phénomène, et fortement réduire mon niveau de productivité réel.

C’est pourquoi j’essaie de dédier au minimum deux heures complètes à un projet avant de passer à un autre. J’essaie de dédier le plus de temps possible sans interruption sur un même projet, jusqu’à plusieurs jours lorsque c’est possible.

Comment une marque peut-elle subtilement influencer son positionnement et son image en changeant le fil narratif de son HISTOIRE ? Exemple d’Apple et du lancement de l’iPhone X.

Il y a dix ans, pour le lancement de l’iPhone original, Apple confia quatre exemplaires de son smartphone révolutionnaire à quatre journalistes : Steven Levy de Newsweek, Ed Baig de USA Today, Walt Mossberg du Wall Street Journal et David Pogue du New York Times. Ils n’avaient pas été choisis au hasard ; Apple avait en effet déjà une relation de longue date avec ces journalistes, et savait que les avis publiés seraient favorables. Ces quatre journalistes, même s’ils travaillaient pour de grands journaux, étaient tous des technophiles, connaissaient bien le marché et avaient tous les connaissances nécessaires pour tester de manière approfondie l’appareil qui leur était confié.

En tant que société High Tech cette stratégie consistant à confier des exemplaires du nouveau modèle d’iPhone à la presse spécialisée a été respectée par Apple au fil des ans, ainsi que par tout le reste de l’industrie informatique. Mais les tests des sites spécialisés n’étaient plus nécessairement aussi dithyrambiques au sujet des appareils à la pomme. Ainsi certains sites avaient osé émettre des critiques sur l’Apple Watch series 3 ! C’est pourquoi pour le lancement de l’iPhone X Apple décida de changer son fusil d’épaule et choisit de confier ses exemplaires de test à des sites bien différents. C’est ainsi que le magazine Fashion se trouvait parmi les testeurs. D’un point de vue test technique, la vidéo de Fashion était nulle. Mais ce n’était pas l’objectif d’Apple, au contraire.

En donnant l’appareil à des sites peu habitués aux honneurs, Apple avait bien plus de chances d’obtenir des avis favorables (oubliez l’éthique journalistique, ce ne sont pas vraiment des journalistes). En laissant peu de temps aux magazines pour tester l’appareil, ils réduisaient le risque de découverte de problèmes cachés et minimisaient également le risque de critiques techniques. Et comme les premiers avis publiés allaient fortement influencer la perception du public, ils purent dicter le fil narratif. Cette stratégie fut également l’occasion de rappeler à la presse spécialisée, de manière pas très subtile, qu’Apple préfère les tests positifs, et que ce serait vraiment dommage qu’ils soient désormais exclus d’office du club des testeurs privilégiés sélectionnés par Apple.

Apple a également pu toucher des publics qui n’allaient jamais sur les sites techniques ; le marché des Geeks est de plus en plus saturé et les innovations techniques sont de moins en moins importantes car l’iPhone devient mature. Toucher un public différent devient donc stratégiquement de plus en plus important. Ce n’est vraiment pas ma tasse de thé, mais je dois malheureusement bien reconnaître que le futur de l’Apple de 2018 dépend beaucoup de sa capacité à imposer l’iPhone comme étant un produit « fashion » entraînant un effet de mode et donc de renouvellement régulier.

Ce bref exemple nous a permis d’étudier comment une marque peut modifier sa stratégie de communication pour forcer les sites à publier des avis positifs sur ses produits ; le choix des sites avait l’air anodin, mais il était le résultat d’une stratégie délibérée et savamment orchestrée. Cela montre aussi à quel point les avis des « influenceurs » sont peu fiables…

Un concept que j’ai découvert lors de mes pérégrinations est la notion de « plancher bas, plafond haut ». C’est une façon de concevoir les activités pour qu’elles s’adressent à un maximum de personnes.

Que ce soit une tâche sur un projet, un exercice lors d’une formation, une activité lors d’une présentation, il est important de faire en sorte qu’une tâche ne soit ni trop facile ni trop difficile en fonction du niveau de compétence des participants. Facile à dire, mais que faire lorsqu’on a un groupe de participants avec des niveaux de compétence très différents ? Est-il possible de proposer des activités qui soient dans la zone d’engagement de tous ? Oui, à condition de respecter la règle « plancher bas, plafond haut ».

Plancher bas signifie que l’activité est accessible à tous car elle requiert un niveau de compétence minimum que tous les participants ont. Le défaut de ces activités, c’est que les participants plus expérimentés risquent de s’ennuyer. C’est pourquoi l’activité doit également être avec un plafond haut : l’activité est conçue pour ne pas limiter l’expression des capacités des personnes les plus compétentes.

Par exemple les ateliers pour adultes à base de LEGO proposés par Coding & Bricks respectent tous le principe de plancher bas, plafond haut :

  • Plancher bas, car la simplicité d’utilisation de la brique LEGO fait que tout le monde peut construire quelque chose de satisfaisant. Ce n’est pas le cas avec d’autres systèmes de construction qui demandent un niveau de compétence plus élevé et où toute une partie des participants deviennent démotivés avant même d’avoir commencé.
  • Plafond haut, car les personnes plus compétentes peuvent créer des constructions avec comme seule limite leur imagination. Ce n’est pas pour rien que les LEGO sont autant aimés par les adultes ; pour eux ce n’est pas un jouet, c’est un outil d’expression de leur créativité à part entière.

À l’inverse un QCM avec des questions de difficulté égale du début à la fin est une activité avec un écart entre le plancher et le plafond très faible. Peu de participants vont se sentir motivés par une telle activité. Les choses peuvent être améliorées en proposant un QCM de difficulté graduelle, mais ce genre d’activité reste très contraignante et peu engageante.

Dans un atelier de storytelling je vais proposer une activité où les participants vont devoir construire une histoire à partir d’éléments prédéfinis (mes briques à moi). Les éléments prédéfinis aident les participants à se focaliser sur la tâche, et évitent l’angoisse de la page blanche. C’est une tâche accessible à tous, mais lors de laquelle tout le monde peut pleinement s’exprimer, quel que soit son niveau de compétence. À l’inverse un exercice lors duquel les participants doivent remettre les éléments d’une histoire dans le bon ordre est un exercice avec une solution prédéterminée. Il y a peu d’espace entre le plancher et le plafond.

Il n’est bien sûr pas toujours possible de proposer des activités plancher bas, plafond haut. Par exemple il est illusoire de croire que des experts en trajectoire orbitale vont pouvoir se satisfaire de calculs simples. L’astuce est alors de découper l’activité en plusieurs étapes : une première étape accessible à tous, puis d’autres étapes dont la difficulté augmente graduellement. Ou mieux encore de segmenter les ateliers en fonction du niveau de base des participants.

Il est recommandé de donner le même temps à tous pour compléter l’activité, experts et non experts. Les non experts utiliseront le temps disponible pour résoudre la première étape, alors que les experts vont réaliser la première étape rapidement et passer aux étapes plus difficiles. De cette manière chacun pourra évoluer dans sa zone d’engagement optimale.

Si certaines personnes acceptent de se poser en « mentor » pour les autres participants, il peut être utile de les mélanger aux groupes. Sinon il vaut mieux faire des groupes homogènes, sous peine de voir certains participants être frustrés de ne pouvoir être dans leur zone d’engagement. Vous pouvez penser que cela empêchera le partage de connaissance de l’expert vers le débutant, mais la réalité est que l’expert sera frustré et que le débutant sera démotivé.

Enfin il est important de donner un feedback constant à tous les groupes. Autrement dit, il ne faut pas féliciter l’expert et réprimander le débutant. Ce qui doit être reconnu c’est l’effort mis dans la progression.