Nomade Digital, étape 3 : shit happens

Aujourd’hui j’ai simplement envie de reposter cette vidéo.

J’ai envie de la poster parce que elle est juste parfaite. L’attitude de la personne interviewée. L’attitude du premier enfant qui rentre, puis le plus jeune qui arrive, et enfin l’attitude de la maman qui vient les rechercher en catastrophe.

Certains vont rigoler, se moquer de lui et dire à quel point c’est stupide. Mais je peux dire que soit ces personnes n’ont pas d’enfants, soit elles n’ont jamais travaillé depuis leur domicile. Personnellement je retiens qu’il a l’air d’être un super papa et que ses enfants ont l’air très heureux ! La démarche de la petite fille est juste géniale !

Mais là où les gens voient juste une vidéo marrante, je vois un choix de vie. En effet, on peut choisir de vivre sans avoir ce risque, travailler dans un environnement 100% « professionnel » dans les bureaux de l’entreprise, et ne voir ses enfants que le soir à 21h lorsqu’on est crevé et super énervé. Ou on peut choisir de vivre en acceptant les petits désagréments du travail à domicile, et passer du temps de qualité avec ses enfants et les voir grandir. C’est le choix que j’ai fait.

J’aurais pu être cette personne, si seulement j’avais quelque chose d’assez intéressant à dire pour être interviewé par la BBC. La porte de mon bureau ne ferme pas à clé, mes enfants ont leur chambre juste à côté, et j’ai déjà eu plusieurs cas où ils m’ont interrompu pendant une conversation sur Skype. Mais cela fait partie des petits désagréments de la vie du travailleur à distance. Pour rien au monde je ne voudrais abandonner cette vie pour retourner m’enfermer dans les locaux d’une grande entreprise.

Le joli profil public c’est bien, mais on fait tous des conneries

Lorsqu’on regarde la page Facebook des gens, on a l’impression de regarder des êtres parfaits, qui ne mangent que des mets succulents et ne vont jamais au McDo. Vous-même si vous lisez mon blog vous pensez peut-être que je suis super organisé avec mon système GTD en acier mercerisé. Sauf que non. Il y a quelques mois j’ai commis la plus grosse erreur de ma carrière : je me suis trompé de date pour une après-midi de coaching. Étant déjà occupé ailleurs, mon client a dû trouver une solution sans moi. Ça ne m’était jamais arrivé, mais cela prouve que malgré tous les trucs GTD et autres, je ne suis pas infaillible.

La vie n’a pas de commande annuler, alors fuck

Ben oui, une fois que le problème est arrivé, on ne peut pas revenir en arrière. Alors fuck. En termes plus polis, je veux dire par là que je vois trop de personnes revivre le problème pendant des jours, des semaines, voire des mois et gaspiller leur énergie à se dire j’aurais dû faire ça, oh la la que va-t-on penser de moi, etc. Ce qui est fait est fait. On fait comme les pilotes de coures après un crash. On fait reset dans sa tête, on se concentre sur la tâche en cours, et au prochain passage on fait la petite correction nécessaire pour améliorer sa trajectoire.

Du crash on tire une opportunité pour s’améliorer.

Elle aurait réussi sa présentation si elle n'avait pas fait cette erreur fatale

Non, ne me dites pas que vous vous êtes de nouveau fait avoir et que vous êtes venu parce que ce titre a attisé votre curiosité ?1

La curiosité, je vous dis, la curiosité. C’est l’ingrédient secret qui capte l’attention et attire le public. Ici j’y ai ajouté un peu de schadenfreude pour pimenter le tout. Vous voyez le truc ?

curiosité + émotion = accroche gagnante

L’émotion peut déclencher dans votre public de l’envie, du dégoût, de la joie, … Peu importe, mais faut une émotion.

Alors, vous pouvez me dire « oh mais ça ne marche pas vraiment ». Ben en fait si. Statistiques à l’appui : depuis la reprise active de mon blog, le jour où j’ai publié l’article « nous ne croirez jamais… » est le jour qui a enregistré le plus de visites. Évidemment comme je n’utilise aucun outil de suivi des visiteurs comme Google Analytics, j’ai juste le nombre de requêtes et le nombre de pages servies, mais c’est suffisant pour être certain de ce que j’avance.

Une deuxième preuve, le nombre de “view” sur Linkedin :

Statistiques Linkedin

83 contre 31 pour mon article précédent. Le score est sans appel (même si la comparaison peut être faussée par d’autres paramètres, comme la photo ajoutée automatiquement par Linkedin et l’heure et la date exactes de la publication).

Allez, c’est promis. J’arrête d’utiliser ces trucs à deux balles pour vous attirer sur mon blog. Mais vous n’allez pas croire ce truc bizarre dont je vais vous parler lundi prochain !

Vous ne croirez jamais ce truc bizarre pour capter l'attention du public lors d'une présentation

Vous êtes venu lire l’article ? C’est que ce truc bizarre fonctionne ! À vrai dire j’ai un peu honte, car le titre de mon article ressemble à une de ces accroches qu’on trouve dans les publicités pourries style Outbrain. Mais. Ça marche.

Pourquoi ça marche ? Parce que ce titre contient l’ingrédient le plus important d’une bonne accroche : il crée une réponse émotionnelle. Dans ce cas-ci, de l’envie et de la curiosité. Évidemment, cela fonctionne tant que notre cerveau ne se rend pas compte qu’il est manipulé. Au bout d’un temps, si on n’est pas trop con on commence à comprendre le truc, et on commence à se méfier. C’est pourquoi il faut éviter les accroches stéréotypées ou sans originalité et faire preuve de créativité. L’accroche doit surprendre. Ici mon titre peut fonctionner car je n’utilise jamais ce style de titre dans mon blog.

Notez bien la différence : le titre ne décrit pas mes émotions, ça tout le monde s’en fout, il déclenche une réponse émotionnelle chez vous, le lecteur. Évident ? Vraiment ? Pourtant combien de fois je vois des présentations démarrer par « Je suis extrêmement fier de vous présenter… » J’exprime ma fierté, mon émotion, vous êtes bien content pour moi mais ça ne vous apporte rien. Ou alors « Nous sommes ravis de vous faire profiter de notre offre spéciale… » Super, vous avez appris que je suis ravi (forcément, je pense que je vais vous vendre quelque chose) et que mon offre est « spéciale », re-super vous n’avez aucun élément pour comprendre pourquoi cette offre est spéciale. C’est du vent, et il souffle dans le mauvais sens.

Au lieu d’exprimer vos émotions dans l’accroche, posez-vous toujours les questions suivantes :

  • Comment puis-je surprendre mon public ?
  • Comment puis-je déclencher une réponse émotionnelle dans mon public ?

Pour y parvenir vous pouvez jouer avec les mots, avec les images, vous mettre en scène, etc. Votre créativité est la seule limite !

Enfin n’oubliez pas que l’accroche doit avoir un rapport avec le sujet de votre présentation, et idéalement être le premier bloc de l’introduction de votre sujet.

Automatiser ses tâches sur Mac

Je l’avoue. Je suis un fanboy de l’automatisation des tâches sur Mac. Pour moi :

Automatisation > Délégation > Répétition manuelle

Autrement dit, par ordre d’efficacité l’idéal est d’abord d’automatiser une tâche. Si ce n’est pas possible, essayer de la déléguer, mais ce n’est pas très sympa pour la personne qui hérite de cette tâche répétitive. En dernier recours on peut faire la tâche répétitive soi-même, encore et encore et encore et encore, comme un Shadok condamné à pomper pour l’éternité.

Les avantages de l’automatisation vont bien plus loin que simplement un gain de temps :

  • Automatiser une tâche me force à définir un processus « standard » le plus simple, le plus structuré et surtout le plus fiable possible.
  • Cela me force à mieux comprendre chaque étape de mon travail quotidien. Je peux mieux identifier les étapes qui créent réellement de la valeur et les étapes qui doivent être supprimées ou simplifiées.
  • Au lieu de répéter bêtement la même chose tous les jours, l’automatisation me permet de développer de nouvelles compétences très utiles.
  • Je réduis fortement le risque d’erreur humaine, ce qui est particulièrement important avec quelqu’un comme moi !
  • L’automatisation augmente le savoir-faire interne de l’entreprise au lieu l’externaliser bêtement.
  • Passé le petit investissement en temps initial, cela coûte beaucoup, beaucoup moins cher que la délégation.
  • Les tâches automatisées n’ont pas besoin d’être dans « l’inbox », ou y restent beaucoup moins de temps, ce qui libère l’esprit et permet de se concentrer sur les tâches réellement importantes.

Évidemment seules les tâches répondant à certains critères valent la peine d’être automatisées : ce sont celles qui sont répétitives, fréquentes, suivent un processus identique à chaque fois et sont « numérisables », autrement dit réalisables sur ordinateur. Il faut aussi bien soupeser le gain de temps potentiel face au temps de développement et surtout le temps de maintenance au fil du temps, certains mécanismes d’automatisation ayant tendance à se « casser » au bout d’un temps, surtout ceux devant simuler des clics sur des éléments d’interface comme des boutons ou des images.

Ma boîte à outils pour automatiser les tâches sur Mac

La simplicité et la fiabilité de l’automatisation sont des critères essentiels. C’est pourquoi je n’utilise que des outils dont j’ai pu éprouver la fiabilité. Le cœur de mon système repose sur quatre applications et un service Web :

  • Keyboard Maestro : crée des Macros très évoluées sur Mac. Une Macro est une séquence d’actions automatisées. Par exemple, Keyboard Maestro peut redimensionner une image, la convertir et la sauvegarder dans un format précis. C’est aussi le programme que j’utilise pour tous les raccourcis texte (par exemple si je tape l’abréviation « eml », mon adresse email s’insère automatiquement)
  • Hazel : automatise une série d’actions sur les fichiers d’un répertoire de votre ordinateur. Vous pouvez trier automatiquement des fichiers par type dans des sous-répertoires, les renommer, etc.
  • Script Debugger pour AppleScript : le langage de Script d’Apple permet de piloter certaines applications. Ironiquement la suite Office de Microsoft jouit d’un meilleur support d’Applescript que les applications d’Apple ! Vous pouvez utiliser l’application Script Editor fournie avec chaque Mac pour développer en AppleScript, mais Script Debugger offre un bien meilleur confort de développement pour les scripts complexes.
  • Fake : un navigateur web qui dispose également de commandes pour automatiser certaines actions, comme remplir un formulaire ou cliquer sur des boutons html. C’est une perle que pratiquement personne ne connaît.
  • Zapier : un service web qui connecte des services Web entre eux et exécute des actions automatiquement. Zapier permet par exemple de poster automatiquement un message sur Slack lorsque vous recevez un email sur gmail, ou de stocker toutes les pièces jointes reçues dans son email dans un répertoire sur Dropbox.

Dans la capture d’écran ci-dessous je montre par exemple la palette Keyboard Maestro qui reprend les commandes les plus fréquentes pour Hugo, l’outil que j’utilise pour générer mon blog.

Une palette Keyboard Maestro

Ces applications (à l’exception de Zapier) ne sont disponibles que sur Mac, mais il existe probablement l’équivalent sur Windows. J’utilise Keyboard Maestro en priorité, car c’est la solution la plus simple et la plus rapide, et AppleScript en dernier recours, car son utilisation requiert souvent plus de temps de débogage.

En termes de difficulté je dirais que Zapier et Keyboard Maestro peuvent être utilisés par des utilisateurs normaux, Fake et Hazel par des utilisateurs avertis (Hazel étant potentiellement dangereux en cas de mauvaise manipulation) et AppleScript par les personnes connaissant au minimum les bases de la programmation et prêtes à supporter la syntaxe bizarre de ce langage.

Exemples de tâches automatisées

Automatiser, c’est bien, mais concrètement, que peut-on faire ? Un premier exemple est la revue des factures impayées. Chaque semaine j’ai un système automatique qui passe en revue les factures en retard de paiement dans Filemaker Pro, et en poste la liste sur Slack pour avertir les responsables. Dans une petite structure telle que la nôtre le fait de revoir les factures manuellement ferait perdre du temps précieux à quelqu’un. De plus il y a peu de chances que cette revue se fasse à intervalle aussi réguliers, et à chaque fois cela implique un risque d’erreurs. L’automatisation résoud tous ces problèmes.

En termes d’automatisation, la seule limite est l’imagination (et le choix des bons outils) ! Voici d’autres exemples de ce que j’ai automatisé :

  • Hazel + scanner ScanSnap S1300i : Classer automatiquement le courrier reçu et lui affecter une catégorie pour le retrouver plus facilement plus tard.
  • Keyboard Maestro + AppleScript + PowerPoint : Un système élaboré pour simplifier et accélérer la création des présentations (si vous regardez quelqu’un créer une présentation PowerPoint, vous vous rendrez compte à quel point on passe finalement peu de temps à saisir le contenu et énormément de temps à le mettre en forme).
  • Keyboard Maestro + Mail : gestion de modèles types d’emails.
  • Keyboard Maestro : raccourcis pour insérer les mots ou les phrases les plus souvent utilisées (par exemple taper eml insère mon adresse email, iossrt insère le numéro de SIRET de mon entreprise). À noter que j’aurais pu utiliser un outil dédié, comme TextExpander out TypeIt4Me, mais je reste fidèle à ma philosophie d’utiliser le moins d’outils possibles.
  • Zapier + Site Web + Slack : publication d’un nouveau message sur Slack lorsqu’une nouvelle demande d’information est envoyée via le site web.
  • AppleScript + Omnifocus : organisation automatique des projets en fonction de leur statut, signalisation des projets bloqués (qui n’ont plus aucune tâche active), calcul intelligent des dates de revue des projets, etc.
  • Organisation automatique de mes fenêtres en fonction de l’application utilisée pour optimiser l’espace de travail à l’écran.

Ce n’est qu’un aperçu, très loin d’être exhaustif, des tâches que j’ai automatisées au fil des années. J’estime que le cumul du temps gagné par chaque automatisation représente 1 à 2 heures par jour. Soit l’équivalent d’une journée de travail par semaine ! Et c’est sans compter le gain de fiabilité dans l’exécution.

Si vous avez des exemples d’automatisation que vous voulez partager n’hésitez pas à me les envoyer !

Note : je rappelle que je ne suis pas sponsorisé, et que tous les outils cités ici ont été achetés avec mes propres Deniers, parce que je pense que ce sont les meilleurs.

Démarrer la journée de travail par un échauffement GTD

Le conseil classique que tout le monde donne est de commencer la journée par la tâche la plus difficile et la plus importante de la journée. Mais ça ne fonctionne pas pour moi ; au saut du lit je ne suis pas encore complètement opérationnel, et j’ai besoin d’un peu de temps et de café avant d’attaquer les tâches les plus difficiles.

C’est pourquoi je préfère ouvrir ma journée de travail en m’échauffant avec quelques tâches très simples, toujours les mêmes : nettoyer ma boîte de réception et faire ma revue quotidienne dans OmniFocus. Ensuite j’élimine d’entrée de jeu quelques tâches très rapides, comme signer un document, générer une ou deux factures … bref, que des petites tâches simples et rapides, ne nécessitant aucun effort mental.

Après 30 minutes j’ai déjà pu cocher plusieurs actions comme faites, et cela met ma productivité de bonne humeur pour le reste de la journée !