Une question que l’on me pose souvent est : « combien de slides faut-il pour une présentation de x minutes ? »

Et ma réponse est toujours la même : ce n’est pas le nombre de slides qui détermine la durée d’une présentation. C’est ce que vous dites. Et en fonction de ce que vous allez dire, vous allez déterminer là où vous avez besoin d’éléments visuels pour clarifier ou renforcer vos mots : graphiques, chiffres, schémas, photos, illustrations, etc.

Tout comme un bon film commence par un bon script, une bonne présentation commence par une bonne histoire : une structure claire, un discours simple et mémorable. Ce n’est qu’après que l’on détermine le nombre de slides.

Certains présentateurs peuvent utiliser 50 slides en 10 minutes, d’autres 1 slide en une heure. Car ce n’est pas ce que vous montrez qui va déterminer la durée de la présentation, c’est ce que vous dites. Pour calculer la durée de votre présentation en fonction de votre discours vous pouvez utiliser le truc décrit dans cet article.

Tiens, la France et la Belgique vont taper dans un ballon ensemble mardi. Alors pour épicer le tout, je vais raconter ma première journée de travail en France en tant que Belge.

À la sortie de l’école, j’avais été embauché à Bruxelles, par un très connu cabinet de conseil américain. Je revenais d’une mission en Allemagne, ma première, qui s’était très bien passée. Cela faisait un petit bout de temps que l’on m’avait dit que j’allais probablement aller travailler sur un projet à Lille.

Un vendredi matin, le téléphone sonne. Un mec hyper énervé me parle :

− Le mec : Il faut absolument que tu viennes aujourd’hui.

– Moi : OK, je vais regarder les horaires de trains.

– Le mec : Non non, il faut que tu viennes tout de suite, va louer une voiture.

– Moi : euh, OK, j’y vais.

Au son de la voix du mec, il me donne l’impression qu’il me reproche de ne pas avoir deviné que je devais être à Lille ce jour-là. Je pars donc chez Avis en quatrième vitesse louer une voiture et je me mets en route pour Lille. Après avoir un peu galéré pour trouver les bureaux du client (à l’époque il n’y avait pas encore de GPS), je me gare et je me présente à l’accueil. Là, je suis accueilli par un groupe de personnes hyper énervées, qui me regardent deux secondes, et me disent « on n’a pas le temps, attends ici ! ».

J’attends. Quelques heures. Jusqu’à quatre heures de l’après-midi. À ce moment je les vois revenir encore plus énervés. Ils me regardent. Je leur demande ce que je peux faire. Ils me répondent : « on n’a pas le temps, on doit reprendre le train pour Paris ! Reviens lundi. » Et ils s’en vont dare-dare, en me laissant là.

Ça, mesdames et messieurs, fut ma première journée de travail avec mes collègues français parisiens d’un certain cabinet de conseil.

Les mois qui suivirent furent encore plus épiques. Mais c’est une autre histoire.

Cela vous est sûrement déjà arrivé : vous achetez un truc en pensant que cela va vous faire gagner en productivité. Mais petit à petit, vous réalisez que le bénéfice apporté est anéanti par le besoin de maintenance de ce truc. Et que finalement le gain de productivité n’en est pas vraiment un. Pour éviter cela, j’ai une philosophie low maintenance, autrement dit « entretien minimum ».

Un exemple simple : l’email. La plupart des personnes veulent absolument avoir l’email sur tous leurs appareils : leur ordinateur, leur smartphone, leur iPad, etc. Pourtant, chaque appareil doit être configuré. Chaque appareil est une source potentielle de bugs. Chaque appareil doit être maintenu à jour, et chaque mise à jour a le potentiel de casser quelque chose qui fonctionnait bien. Dans mon approche low maintenance, j’ai choisi une solution beaucoup plus simple : je n’utilise l’email que sur mon ordinateur. Il n’est accessible ni sur mon smartphone, ni sur ma tablette. Non seulement je ne perds pas mon temps à consulter mes emails sans arrêt, mais en plus je ne perds pas de temps à maintenir l’email sur mes différents appareils. Cela signifie aussi moins de problèmes, moins de frustrations, et au final un système plus fiable.

J’ai appliqué cette philosophie low maintenance à presque toutes les Apps de mes appareils. Je ne synchronise rien sur mon iPad. Les seules Apps qui se synchronisent entre mon iPhone et mon Mac sont :

  • Contacts, pour avoir les numéros de téléphone à jour.
  • Calendrier, pour pouvoir vérifier mes rendez-vous lorsque je suis en déplacement.
  • Omnifocus, pour avoir ma liste de tâches partout avec moi.

Cette philosophie a d’autres avantages. Ainsi, pas besoin de faire des sauvegardes régulières de mon iPhone et de mon iPad, car ils ne contiennent aucune donnée critique. S’ils tombent en panne ou que je les perds, je peux les remplacer le plus simplement du monde. J’ai par contre pris le temps de mettre au point une stratégie de sauvegarde de mes données critiques sur le Mac. C’est d’ailleurs un des domaines pour lequel je n’ai pas réussi à appliquer une stratégie low maintenance. Mon système utilise toujours plusieurs programmes (Time Machine et Chronosync), plusieurs disques durs et plusieurs services cloud (Dropbox et OneDrive).

Ce blog est également low maintenance. J’ai abandonné Wordpress, qui demandait un entretien permanent, quasi journalier, pour éviter d’être piraté ou de tomber en panne. Au lieu de cela, j’utilise aujourd’hui des pages web statiques, pour lesquelles le risque de sécurité est très faible. Idem pour le site de ma société. J’utilise le temps libéré pour écrire, c’est quand même plus intéressant !

Mon imprimante ? Choisie non pas pour ses performances ou pour ses capacités, mais pour son côté low maintenance. J’ai ainsi laissé tomber ces cochonneries d’imprimante couleur à jet d’encre et j’utilise aujourd’hui une imprimante laser noir et blanc. Non seulement le coût par page est bien inférieur, mais je n’ai plus à subir la frustration de ces cartouches toujours bouchées ou pire, que HP refuse d’utiliser parce qu’elles ont dépassé une soi-disant date de validité. En presque un an, je n’ai dû faire qu’une seule manipulation d’entretien : remplacer la cartouche de toner.

Cette approche low maintenance peut également s’appliquer en dehors de l’univers électronique. Par exemple, les chemises que je porte n’ont pas besoin d’être repassées. Je peux les laver simplement à la machine, les mettre à sécher et le tissu est conçu pour que les plis disparaissent facilement. Même chose pour mes t-shirts.

Il n’y a pas de mystères. Pour pouvoir en faire plus dans la vie, il faut faire des choix. Les solutions que je choisis ne sont pas les plus belles, elles ne sont pas les plus performantes, mais elles ont toutes cet avantage : elles sont low maintenance.

Depuis quelques mois, nous utilisons Zoom pour réaliser nos vidéoconférences. Cela fonctionne vraiment beaucoup mieux que Skype, en particulier pour les groupes de plusieurs personnes. Seulement voilà, la version gratuite de Zoom limite par défaut les vidéoconférences à 40 minutes maximum. Au-delà de ce délai, la communication est interrompue automatiquement.

Mais si au lieu de considérer cela comme un problème, on considérait cela comme un avantage ? C’est exactement ce que nous faisons : la vidéoconférence dure 40 minutes. Impossible de la faire durer plus longtemps. Cela nous force à nous concentrer sur l’essentiel, réduisant les discussions inutiles et les pertes de temps. Si un sujet n’a pas pu être traité, tant pis, il sera traité une autre fois.

De manière générale, s’imposer une limite « dure » de temps est toujours bénéfique.

Une étude intéressante a été réalisée par l’armée américaine. Et sans LSD ni ouverture de portail dimensionnel ni aliens cachés dans la zone 51. Cette étude porte sur des créatures encore plus étranges : les cyber teams, ces équipes spécialisées dans l’attaque et la défense des réseaux numériques. Et leur conclusion est sans appel : les équipes les plus performantes sont celles qui la ferment.

Bim.

Évidemment, on connaît tous le cliché du Geek asocial face à son écran, incapable de communiquer correctement. Les cyber teams correspondent parfaitement à ce cliché. Et pourtant. Partout où je regarde, lorsque vient le moment de faire, les meilleures équipes sont celles qui la ferment.

Les meilleurs la ferment

Observons les équipes de foot ou de rugby. Sur le terrain, vous verrez qu’il y a un peu de communication orale, mais que les meilleures équipes n’ont pas besoin de parler lorsqu’elles jouent. Ce qui est assez amusant, c’est de constater que les équipes qui discutent le plus oralement sont celles qui sont en train de perdre. Elles se mettent à parler, à s’invectiver lorsque les choses vont mal. En fait, elles se mettent à privilégier la communication orale lorsque le système mis en place atteint ses limites et craque.

Même dans un sport non collectif comme l’escalade, on peut observer le même phénomène entre un grimpeur et son assureur. Un excellent grimpeur a besoin de très peu d’échanges verbaux avec son assureur. Il est complètement focalisé sur l’action, le moment présent. Il a mis en place un système mental performant pour gérer les situations difficiles. Un bon assureur comprend automatiquement les besoins du grimpeur et réagit en conséquence. À l’inverse, les « mauvais » grimpeurs parlent constamment avec leur assureur. Pour demander des conseils, mais surtout pour évacuer leur stress, masquer leurs peurs, et parce que ils ont atteint leur limite.

Idem pour les pilotes de course. Les échanges radio sont limités au strict minimum, et quelques paroles de trop peuvent perturber leur concentration. Les pilotes de rallye peuvent sembler être l’exception à la règle : leur copilote dicte verbalement des instructions très précises. Mais en réalité il s’agit d’un composant du système mis en place ; une série d’instructions extrêmement précises, codifiées et soigneusement préparées à l’avance, complètement différent d’une communication verbale spontanée.

Et en entreprise, c’est la même chose. Plus le système mis en place est efficace, plus une personne a un objectif, un rôle précis et les compétences nécessaires pour le faire, moins elle aura besoin de parler.

Vous pouvez regarder partout autour de vous. L’absence de communication orale « spontanée » et abondante est un facteur commun à toutes les situations ou une performance maximale est requise pendant l’exécution.

Loin d’être une étude scientifique, cela corrobore aussi ma propre expérience professionnelle. Lors de l’exécution, plus la personne est compétente, sait ce qu’elle doit faire et comment le faire, moins elle aura besoin de parler. Au contraire, plus la situation est floue, moins le niveau de connaissance et de compétence est élevé, plus les équipes vont se mettre à parler.

Par exemple, j’ai pu observer des jeux d’équipe avec des LEGO. Contrairement à ce qu’on pourrait croire, ce ne sont pas les équipes qui parlent le plus qui sont les plus performantes. Ce sont celles qui arrivent à mettre au point rapidement une méthode simple pour limiter la parole au strict nécessaire, et surtout donner un sens clair à chaque communication. La communication a par exemple bien plus de sens lorsque chaque pièce est clairement identifiée par sa nomenclature, plutôt que « prend la pièce qui ressemble à un truc penché avec un bout plat ».

Il y a un temps pour parler et un temps pour faire

Cela ne veut pas dire que les personnes qui ne parlent pas lorsqu’elles font sont asociales. Cela veut simplement dire qu’elles savent qu’il y a un temps pour chaque chose. Un temps pour parler, pendant les phases de préparation, les points de synchronisation, le post-mortem, ou simplement autour d’un café ou d’un bon repas. Et il y a un temps pour faire, pendant lequel la communication verbale est inefficace, trop lente et source de déconcentration.

L’effet multiplicateur

Il y a aussi un autre phénomène à prendre en compte : dans une équipe, le temps de communication orale tend à augmenter exponentiellement avec le nombre de participants. Très rapidement, la parole monopolise complètement l’attention de tous les participants au détriment total de l’exécution.

C’est un phénomène que l’on peut constater sur de nombreux projets : le nombre de réunions devient rapidement tellement important qu’elles prennent tout le temps disponible. Très rapidement, il devient impossible de trouver 5 minutes sans être interrompu.

Système > blabla

Si les meilleures équipes ne parlent pas lorsqu’elles exécutent, cela ne veut pas dire qu’elles ne communiquent pas. Au contraire. Elles ont mis en place un système de coordination beaucoup plus efficace que la communication orale non structurée. Et qu’elles ont éliminé le blabla inutile diminuant la performance.

Dans une bonne équipe de sport, chaque joueur :

  • connaît parfaitement sa place dans le système de jeu,
  • a un rôle précis dans ce système,
  • et est le meilleur pour jouer son rôle.

Imaginez si à la place d’un système, les joueurs devaient passer leur temps à parler pour se coordonner. Ce serait beaucoup trop lent ! Une bonne équipe a acquis toute la technique et les réflexes nécessaires lors de l’entraînement. Tout devient simple, rapide et intuitif. Au lieu de perdre son attention et son énergie à essayer de communiquer, le joueur peut se concentrer sur l’instant présent. Dans une équipe projet performante, c’est exactement la même chose.

Le vrai rôle du leader

Vu sous cet éclairage, agiter les bras, parler fort, organiser des réunions n’est plus une si bonne chose. Au contraire. Ce sont les symptômes indiquant que le système en place a atteint ses limites, ou pire, qu’il n’y a aucun système. Ces « leaders » qui donnent l’impression d’en faire des tonnes ne font en réalité qu’appliquer la pire méthode, celle de la force brute, qui surgit naturellement lorsqu’aucun système efficace n’a été bâti. La multiplication de ce type de management est un excellent indicateur d’une entreprise dysfonctionnelle, dans laquelle le management tente de compenser par le blabla ce qu’il ne peut réellement accomplir faute de compétence.

Le vrai leader saura distinguer clairement les phases de préparation, pendant lesquelles ont met en place le système, les phases d’entraînement, pendant lesquelles ont monte en compétence et on apprend à l’utiliser, et les phases d’exécution, pendant lesquelles ont la ferme et on fait !