Vous connaissez peut-être déjà le système de Benjamin Franklin qui consiste à classer les tâches en important/pas important et urgent/pas urgent. C’est bien, mais dans la réalité on se retrouve souvent coincé à ne faire que ce qui est urgent, que cela soit important ou non. Pour remédier à cela, il existe le système ABC. Je l’utilise mais sous une version différente de la version standard. Ma version est la suivante :

  • A est une tâche importante sur un projet à long terme. J’en ai une et une seule par jour.
  • B sont des tâches importantes et urgentes.
  • C sont les autres tâches disponibles.

Dans le système ABC standard, la tâche A est une tâche importante et urgente. Cependant, cela pose un problème. La nature humaine étant ce qu’elle est, cela signifie que les projets importants mais non urgents, les projets à long terme, sont toujours remis au lendemain et n’avancent jamais. C’est pourquoi je choisis ma tâche A comme étant une tâche importante à long terme.

Je commence la journée de travail par la tâche A, avant tout autre chose, avant de faire la revue journalière, avant de regarder mes emails. Je sais déjà quelle est cette tâche, car je l’ai identifiée la veille. Je la réalise tôt, avant que la journée de travail normale ne démarre. J’alloue un temps maximum à passer sur cette tâche. Puisque ce n’est pas urgent, je n’ai en effet pas besoin de terminer cette tâche, ce qui est important c’est de travailler dessus régulièrement.

Ensuite, je fais une pause et j’ouvre la journée. Je fais la revue journalière des tâches. Je réponds aux emails, etc. J’en profite également pour identifier une à deux tâches B sur lesquelles je vais travailler juste après. Ces tâches B sont urgentes et importantes. Ce sont typiquement les tâches à réaliser pour mes clients. Puis je fais les tâches B, jusqu’à ce qu’elles soient terminées ou jusqu’à ce qu’il ne reste plus de temps.

Finalement, s’il me reste du temps, je fais les tâches C, des tâches à faire mais pas en priorité, par exemple vérifier les comptes, envoyer les factures, etc.

Ce système ne fonctionne que si on commence sa journée tôt ; en effet, la tâche A ne peut être faite sereinement qu’en dehors de toute interruption, ce qui n’est possible qu’en dehors des heures de bureau normales. Dès que l’on commence à recevoir des appels téléphoniques ou des messages sur Slack, notre attention nous tourne automatiquement vers ce qui est urgent et nous pousse à abandonner la tâche A. Il est aussi beaucoup plus facile à mettre en place lorsqu’on peut réserver des blocs de temps pour les tâches B sans interruption.

Pour finir, il faut rester flexible. En cas de pic de tâches B, les tâches importantes et urgentes, il ne faut pas hésiter à laisser tomber la tâche A et à faire les tâches B en priorité. Cependant, cela doit rester exceptionnel, si cette situation se répète trop souvent, cela signifie qu’il y a un problème de fond à régler.